Med stöd av ett långvarigt samarbete med Carefox skapas struktur och effektivitet i den dagliga planeringen. Nu tas nästa steg i utvecklingen av en mer tillgänglig och modern hemtjänst genom samarbetet mellan Carefox och AI-tjänsten Eldra.
Publicerad
Vi träffar samordnarna Tuva Lusth Brambeck och Fanni Leth för att prata om verksamheten, arbetet i Carefox och deras nya samarbete med Eldra. Båda har lång erfarenhet inom hemtjänsten och ansvarar för den dagliga planeringen kopplad till Liljeholmskontoret i Stockholm.
Tuva och Fanni beskriver verksamheten som enkel och nära, med korta beslutsvägar och en familjär känsla som ett viktigt kärnvärde.
– Här är det inte så krångligt. Det är inte många nivåer av chefer, utan det är vi och Josefin, vår VD, som finns nära verksamheten. Personalen vet att de kan vända sig direkt till oss och vi löser saker tillsammans. Vi hoppar ofta in i verksamheten och jobbar hos kunderna, vilket gör att vi känner alla och att kunderna inte bara blir ett namn på ett papper, beskriver Fanni.
Petras Hemtjänst startades 2011 av Petra Lusth Brambeck, efter att ha arbetat inom äldreomsorgen i Stockholms stad sedan 1988. Verksamheten började i liten skala i södra Stockholm och har sedan dess vuxit organiskt.
Idag har Petras cirka 90 anställda som hjälper runt 300 kunder varje månad och är verksamma i flera stadsdelar i Stockholm. Verksamheten präglas fortfarande av det familjära, något som märks direkt i mötet.
Petras Hemtjänst har arbetat med Carefox i närmare sex år. Innan dess använde de ett annat digitalt system som efter några år slutade uppdateras och behövde bytas ut.
Efter att ha utvärderat flera alternativ föll valet på Carefox, då det upplevdes som mest användarvänligt och redan från start täckte de flesta behov i verksamheten.
Tidigare arbetade de i flera olika system för schemaplanering, bemanning och tidsrapportering. I Carefox samlades allt i ett, vilket minskade dubbelarbete och sparade tid i vardagen.
Idag sker all planering i Carefox, som fungerar som navet i verksamheten, från schemaläggning och bemanning till kommunikation och tidrapportering. Att samla allt i ett system har gjort stor skillnad i det dagliga arbetet.
– Vi har jobbat så länge i Carefox nu och tycker att det fungerar så bra att det är en självklar del av vår verksamhet. För oss som samordnare blir det en otrolig förenkling i vardagen, säger Fanni.
En viktig faktor är att systemet är enkelt att arbeta i, både för samordnare och medarbetare.
– Det är lätt att komma in i, även om man inte är så teknisk. Man ser snabbt hur det fungerar, vilket gör att alla kan använda det utan problem, beskriver Tuva.
Den nya medarbetarappen har också bidragit till ett smidigare arbetssätt i hela verksamheten.
Medarbetarna ser direkt vart de ska, vad de ska göra och när. Samtidigt kan vi kommunicera med dem direkt i systemet istället för att ringa, vilket sparar mycket tid och gör att allt flyter på bättre, fortsätter Tuva.
Vi ber Tuva och Fanni lyfta tre funktioner i Carefox som de tycker gör störst skillnad i vardagen.
Med slingor skapas en grund i planeringen för återkommande insatser, som enkelt kan läggas ut på schemat och justeras vid behov.
– Tidigare gjorde vi om schemat hela tiden och ändrade manuellt, vilket tog väldigt mycket tid. Nu kan vi lägga ut en slinga för en hel period och bara justera där det behövs. Det gör att vi slipper mycket dubbeljobb och får en helt annan överblick i planeringen. Vi älskar verkligen slingorna, de sparar oss jättemycket tid i vardagen, förklarar Fanni.
I Carefox får samordnarna en tydlig överblick över vilka medarbetare som besöker vilka kunder. Det gör det möjligt att följa upp kontinuiteten och planera arbetet så att kunderna i så stor utsträckning som möjligt möter samma personal, gärna sin fasta omsorgskontakt.
– Vi får en tydlig bild där vi kan följa upp kontinuiteten, och det är superviktigt för oss för att kunna jobba med trygghet och kvalitet. Det här är nog den funktion som gör störst skillnad för kunden, just att vi kan säkerställa att det oftast är samma person som kommer, förklarar Tuva.
I Carefox kan medarbetarna själva lägga in semester direkt i appen, samtidigt som samordnare och chef får en notis och en tydlig överblick över allas semesterönskemål. Det gör processen smidigare för både personal och samordnare.
– Förut satt vi mycket med semestern och fick hjälpa till hela tiden, det blev många samtal till oss på kontoret. Nu lägger alla in det själva, och det gör en jättestor skillnad i vardagen, beskriver Fanni.
För Petras Hemtjänst är det viktigt att ta tillvara på den utveckling som sker i branschen och använda teknik där den faktiskt gör nytta i vardagen. Genom samarbetet mellan Carefox och Eldra får de en lösning som både ökar tillgängligheten för kunderna och avlastar verksamheten.
Eldra är en AI-baserad telefonassistent som svarar på inkommande samtal och hjälper till med vanliga frågor om hemtjänstbesöken, som till exempel när personalen kommer, vilken tid de kommer och vem som utför besöket. AI-assistenten tar emot samtalen när samordnarna inte är på plats, till exempel på kvällar och helger, eller när de är upptagna och inte har möjlighet att svara.
Hos Petras har assistenten fått namnet Robert. Han har en lugn, vänlig och lyhörd röst, vilket gör att samtalen upplevs som trygga och personliga av både kunder och anhöriga.
– Vi får transkribering av alla samtal och ser att Robert har haft jättefina samtal med våra kunder. Vissa ringer till honom flera gånger för att få svar eller bara få vägledning. Det känns väldigt bra att de blir bemötta på ett lugnt och fint sätt, även när vi inte är tillgängliga, förklarar Tuva.
Genom kopplingen till Carefox kan Robert känna igen inkommande nummer och svara utifrån den planering som finns.
För verksamheten innebär det en tydlig avlastning i vardagen. Färre avbrott gör att samordnarna kan fokusera mer på planering, kvalitet och närvaro i verksamheten.
Det är en enorm trygghet att veta att det alltid finns någon som svarar, även när vi inte har möjlighet. Vi vet att kunderna inte behöver vänta eller känna sig osäkra, utan de får hjälp direkt, säger Fanni.
Den 29 april bjuder Carefox och Eldra in till ett gemensamt webbinarium där vi visar hur kombinationen av systemen fungerar i praktiken och hur samarbetet kan göra verklig skillnad i din verksamhet.
Under webbinariet får du:
Anmäl dig via formuläret nedan och säkra din plats.
